DPR: 445/2000 “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”
 

Entro il 1° gennaio 2004 tutte le pubbliche amministrazioni dovevano introdurre il protocollo informatico, secondo quanto stabilito dal DPR 445/2000, Testo unico sulla documentazione amministrativa. Il Decreto del Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie del 14 ottobre 2003 “Approvazione delle linee guida per l'adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi.” ribadiva l’obbligo di adottare entro il 1° gennaio 2004 il protocollo informatico.

Per ottemperare alle norme di cui si tratta non è sufficiente, per una istituzione scolastica., dotarsi di una procedura informatica di protocollo, che comunque deve essere rispondente a specifiche norme.

Il DPR 445/2000 ed i provvedimenti collegati, indicano, in modo esplicito, il quadro generale ed un itinerario per la realizzazione del protocollo informatico nel più vasto orizzonte della istituzione del "Servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi".

In sintesi per istituzioni scolastiche. si tratta di:

• realizzare o revisionare i sistemi informativi automatizzati per la gestione del protocollo informatico e procedimenti amministrativi in conformità a alle norme del T.U.

• istituire il Servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi

• adottare formalmente un sistema per la classificazione di documenti (titolario) e di organizzazione degli archivi

• redigere ed adottare il “Manuale di gestione”, atto di natura regolamentare che specifica le operazioni di protocollo, di flusso documentale, le modalità di classificazione dei documenti e il funzionamento degli archivi(art. 5 DPCM 31 ottobre 2000)

La scadenza del 1° gennaio 2004 rappresenta un termine orientativo, non perentorio, ma gli adempimenti previsti costituiscono la premessa necessaria per poter ottemperare a quanto previsto dal Codice dell’amministrazione digitale.

Il Codice dell’amministrazione digitale, in vigore dal 1° gennaio scorso, in seguito alle integrazioni disposte dal D.Lgs.159/2006 rafforza ulteriormente il diritto dei cittadini a scambiare posta elettronica con le P.A., e in caso di mancata risposta riconosce loro il diritto di rivolgersi al giudice amministrativo per obbligare i pubblici uffici a rispettare tale obbligo.

Affrontare la scadenza più ravvicinata disposta dal Codice, quella del prossimo 1° settembre, che riguarda l’istituzione, e l’uso delle caselle di posta elettronica istituzionale e certificata, comporta risolvere alcuni problemi di natura regolamentare, organizzativa e tecnica afferenti la protocollazione, classificazione e archiviazione di documenti informatici (anche e-mail), problemi che devono trovare risposta attraverso l’acquisizione di adeguati strumenti hardware e software, la definizione di puntuali norme organizzative e regolamentari l’adozione di opportune procedure nel “manuale di gestione” del protocollo informatico.