La razionale organizzazione e gestione degli archivi è per le P.A., insieme, condizione necessaria per velocizzare il flusso documentale ed un obbligo di legge.

Le principali fonti normative per la gestione degli archivi pubblici sono il “Codice dei beni culturali e del paesaggio” – D.Lgs. 42/2004, il “Testo unico sulla documentazione amministrativa” - DPR 445/2000 ed il “Codice dell’amministrazione digitale” - D.Lgs. 82/2005.

I principali adempimenti per le P.A.

• istituire il Servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi

• adottare il “Manuale di gestione”, atto di natura regolamentare che specifica le operazioni di protocollo, di flusso documentale, le modalità di classificazione dei documenti e il funzionamento degli archivi

• definire modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli

• definizione di piani di classificazione di archivio per tutti i documenti (compresi quelli non soggetti a protocollazione)

L’introduzione del documento informatico e della firma digitale, l’impiego sempre più frequente della posta elettronica, impiego che fra breve diverrà obbligatorio negli scambi di documenti nelle P.A., delineano nuove opportunità e pongono nuovi problemi tecnici ed organizzativi.